Het Privacy Protocol 2019

Privacy Protocol  Stichting Running Team Laarbeek

Dit privacy protocol is opgesteld in het kader van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG).
Het protocol geeft aan welke persoonlijke gegevens de Stichting  Running Team Laarbeek, hierna te noemen RTL, over zijn deelnemers en bestuur vastlegt en waar die voor gebruikt worden.
Verder geeft het protocol aan op welke manier en hoe lang de gegevens bewaard worden.
Het RTL heeft geen functionaris gegevensbescherming. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens en ziet toe op een correcte naleving van hetgeen hierover in dit protocol is vastgelegd.

Het doel van het RTL is tweeledig:

1. deelname aan de Roparun, zoals die jaarlijks door de Stichting Roparun te Schiedam wordt georganiseerd;
2. het inzamelen van zoveel mogelijk geld wat via de Stichting Roparun te Schiedam ten goede komt aan de palliatieve zorg voor mensen met kanker.

De registratie van persoonsgegevens moet altijd uit een van die doelen voortvloeien. De persoonlijke gegevens, die het RTL vastlegt, worden aan de Stichting Roparun verstrekt, maar nimmer aan derden. RTL kent in het  kader van de AVG maar een soort leden, hierna te noemen deelnemers, waarbij deze verschillende functies kunnen vervullen. De verschillen in die functies zijn voor de werking van de AVG niet relevant.

Deelnemers: dat zijn de mensen die via het invullen van de gegevensstaat hebben aangegeven zich aan te sluiten bij het RTL. Zij  ondersteunen de doelen van het RTL en dragen aan de verwezenlijking van die doelen op een of andere wijze bij.
Van deze personen worden de naam, adresgegevens, geboortedag en maand, telefoonnummer, e-mailadres geregistreerd. Deze registratie geschiedt door de wedstrijdleider in een Excel lijst en wordt elk  jaar bijgewerkt. Vanuit deze registratie wordt een bereikbaarheidslijst samengesteld met daarop de naam, adres en telefoonnummer. Deze lijst is voor actieve deelnemers toegankelijk.
Het e-mailadres wordt gebruikt voor contacten van bestuurlijke aard, zoals het uitschrijven van vergaderingen en sturen van relevante berichten. De penningmeester kan gegevens uit de registratie gebruiken, indien dat noodzakelijk is voor de inning van deelnamegelden en zijn verdere boekhouding.

Gegevens van deelnemers worden op de site van RTL vermeld waaronder een persoonlijke motivatie. Met het verstrekken van die motivatie verleend de deelnemer toestemming tot plaatsing op de site.
Bij de deelname aan de Roparun worden de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens verstrekt aan de Stichting Roparun.

In het kader van de fondsenwerving verzamelt RTL gegevens van donateurs, sponsoren en partners. Door het leveren van een bijdrage in geld of natura geeft men toestemming tot vermelding als donateur, sponsor of partner op de website van de Stichting RTL

Voor alle gegevens die RTL vastlegt, geldt dat ze worden verwijderd zodra een vrijwilliger of bezoeker langer dan 3 jaar geen relatie meer met RTL  heeft.

De deelnemer geeft toestemming aan RTL om foto’s die van hem/haar gemaakt zijn als teamlid  te gebruiken voor de site van RTL en voor promotie doeleinden en fondsen werving.
​
Tijdens de eerste teambijeenkomst van het deelname jaar met de deelnemers maakt het bestuur melding van schendingen van dit protocol en ook als er geen schendingen zijn geweest maakt ze daar melding van.

Dit protocol is vastgesteld in de bestuursvergadering van  24 januari 2019.